Αρχεία στο Cloud ή στο Συρτάρι;

Αρχεία στο Cloud ή στο Συρτάρι; Ο Οδηγός Ψηφιακής Αρχειοθέτησης

Από την All4Business

Γιατί η αρχειοθέτηση είναι πιο κρίσιμη από ποτέ

Σε κάθε επιχείρηση, η σωστή διαχείριση των εγγράφων και των αρχείων είναι αναπόσπαστο κομμάτι της λειτουργίας της. Ιδιαίτερα για τα λογιστικά γραφεία αλλά και για όλες τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, η ταχύτητα, η ασφάλεια και η ευκολία πρόσβασης σε αρχεία παίζουν καθοριστικό ρόλο στην καθημερινότητα.

Η ερώτηση, ωστόσο, παραμένει:
“Αρχεία στο Cloud ή στο Συρτάρι;”
Ο παραδοσιακός τρόπος αρχειοθέτησης, με φυσικούς φακέλους σε ντουλάπια, συγκρίνεται πλέον με τη σύγχρονη ψηφιακή αρχειοθέτηση στο Cloud. Ποια είναι η καλύτερη επιλογή για τη δική σας επιχείρηση;

Τι είναι η ψηφιακή αρχειοθέτηση;

Η ψηφιακή αρχειοθέτηση αναφέρεται στη διαδικασία αποθήκευσης, διαχείρισης και πρόσβασης εγγράφων σε ψηφιακή μορφή. Με λίγα λόγια, αντί να φυλάσσουμε τα παραστατικά και τα τιμολόγια σε ντοσιέ, τα σαρώνουμε ή τα δημιουργούμε εξ αρχής ηλεκτρονικά και τα αποθηκεύουμε στο Cloud ή σε τοπικούς σκληρούς δίσκους.

Πλεονεκτήματα ψηφιακής αρχειοθέτησης:

• Άμεση πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή και τοποθεσία
• Εξοικονόμηση χώρου στο γραφείο
• Ενισχυμένη ασφάλεια με backups και κρυπτογράφηση
• Οργάνωση και ευρετηρίαση εγγράφων για γρήγορη αναζήτηση
• Συμμόρφωση με τις φορολογικές και λογιστικές απαιτήσεις

Τι είναι το Cloud και γιατί να το προτιμήσετε

Το Cloud είναι μια τεχνολογία που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε δεδομένα σε απομακρυσμένους διακομιστές (servers) και να έχετε πρόσβαση σε αυτά μέσω Internet. Δημοφιλείς πλατφόρμες όπως Google Drive, OneDrive, Dropbox και ειδικά λογισμικά αρχειοθέτησης προσφέρουν ασφάλεια, εφεδρικά αντίγραφα και εύκολη διαχείριση.

Οφέλη του Cloud:

• Αυτόματη αποθήκευση και συγχρονισμός
• Προστασία από απώλεια λόγω φυσικών καταστροφών
• Διαμοιρασμός αρχείων με συνεργάτες ή πελάτες
• Πλήρης συμβατότητα με ERP ή Λογιστικά προγράμματα

Τι χάνετε κρατώντας τα αρχεία στο… συρτάρι

Αρχεία σε φυσική μορφή μπορεί να φαίνονται “ασφαλή” γιατί τα έχετε μπροστά σας. Ωστόσο:

• Υπάρχει κίνδυνος καταστροφής (πυρκαγιά, υγρασία, πλημμύρα)
• Δυσκολία στην αναζήτηση και οργάνωση
• Απαιτούν χώρο αποθήκευσης και κόστος υλικών (φάκελοι, ράφια, γραφεία)
• Περιορίζουν την ευελιξία και την απομακρυσμένη εργασία

Η ψηφιοποίηση εγγράφων και η μετάβαση στο Cloud δεν είναι πολυτέλεια, αλλά ανάγκη για τις σύγχρονες επιχειρήσεις.

Είναι ασφαλές το Cloud για τα λογιστικά αρχεία;

Πολλοί φοβούνται ότι τα δεδομένα τους στο Cloud μπορεί να παραβιαστούν. Η πραγματικότητα είναι πως το Cloud είναι συνήθως πιο ασφαλές από έναν φυσικό φάκελο σε ένα γραφείο. Οι πάροχοι υπηρεσιών Cloud εφαρμόζουν:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων (AES-256)
• Πιστοποίηση ISO/IEC 27001
• Πολυεπίπεδη αυθεντικοποίηση
• Αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (backups)

Αρκεί να επιλέξετε αξιόπιστο πάροχο και να έχετε σωστή πολιτική πρόσβασης.

Πώς να ξεκινήσετε τη μετάβαση στην ψηφιακή αρχειοθέτηση

Η All4Business σας προτείνει τα εξής βήματα:

1. Αξιολόγηση υπαρχόντων αρχείων
2. Επιλογή πλατφόρμας Cloud
3. Σάρωση φυσικών εγγράφων
4. Οργάνωση με βάση φακέλους, λέξεις-κλειδιά, ημερομηνίες
5. Καθορισμός πολιτικής ασφαλείας
6. Εκπαίδευση προσωπικού

Με τη βοήθεια του λογιστικού μας γραφείου, μπορείτε να οργανώσετε όλα τα λογιστικά, φορολογικά και διοικητικά σας έγγραφα γρήγορα και αποτελεσματικά.

Τι λέει η ελληνική νομοθεσία για την ψηφιακή αρχειοθέτηση;

Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ και την ελληνική φορολογική νομοθεσία, τα τιμολόγια και τα παραστατικά μπορούν να φυλάσσονται και σε ηλεκτρονική μορφή, εφόσον τηρούνται οι κανόνες γνησιότητας και ακεραιότητας του περιεχομένου. Αυτό σημαίνει:

• Χρήση αξιόπιστων συστημάτων
• Διατήρηση αρχείων για τουλάχιστον 5 έτη
• Δυνατότητα άμεσης ανάκτησης και επίδειξης σε φορολογικό έλεγχο

Συμπεράσματα: Cloud ή Συρτάρι;

Η επιλογή είναι ξεκάθαρη:
Η ψηφιακή αρχειοθέτηση στο Cloud προσφέρει ευελιξία, ασφάλεια, οικονομία και συμμόρφωση με τη νομοθεσία. Το παραδοσιακό συρτάρι ανήκει σε μία άλλη εποχή.

Στην All4Business, βοηθάμε τις επιχειρήσεις να κάνουν την ομαλή μετάβαση στον ψηφιακό κόσμο, με απόλυτο σεβασμό στην ιδιωτικότητα και τις ανάγκες κάθε πελάτη.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Θέλετε να μεταφέρετε το αρχείο της επιχείρησής σας στο Cloud;
Αναζητάτε σύγχρονες λογιστικές λύσεις που σέβονται τον χρόνο και τα δεδομένα σας;
Η All4Business είναι εδώ για να σας καθοδηγήσει βήμα-βήμα.

Ακολουθήστε μας στα Social Media: