Περιεχόμενο
Ψηφιακή Φορολογική Συμμόρφωση
Ξεκινάτε ή αναβαθμίζετε τη λειτουργία της επιχείρησής σας στο ψηφιακό περιβάλλον; Η συμμόρφωση με τις φορολογικές υποχρεώσεις δεν είναι απλώς «να στέλνουμε παραστατικά», αλλά ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαδικασιών, ελέγχων και τεχνολογικών εργαλείων. Στο All4Business γνωρίζουμε ότι η σωστή οργάνωση από την πρώτη μέρα μειώνει κινδύνους, πρόστιμα και χαμένο χρόνο.
Ακολουθούν μερικές βασικές συμβουλές για να χτίσετε στιβαρή ψηφιακή φορολογική συμμόρφωση:
1. Χαρτογραφήστε τις υποχρεώσεις σας
Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικό προφίλ: ΚΑΔ, είδος παραστατικών, τρόπος τιμολόγησης, λιανική ή χονδρική, POS, e-shop, παροχή υπηρεσιών. Καταγράψτε τι ακριβώς εκδίδετε, πώς αποτυπώνεται ο ΦΠΑ και ποια δεδομένα πρέπει να διαβιβάζονται ηλεκτρονικά, ώστε να ορίσετε σωστούς κανόνες από την αρχή.
2. Τυποποιήστε την τιμολόγηση και τη ροή δεδομένων
Ορίστε ενιαία πρότυπα για σειρές παραστατικών, τρόπους πληρωμής, κατηγορίες εσόδων/εξόδων και συντελεστές ΦΠΑ. Η τυποποίηση μειώνει τα λάθη κατά τη διαβίβαση και κάνει πιο αποτελεσματικούς τους ελέγχους συμφωνίας.
3. Επιλέξτε αξιόπιστη λύση τιμολόγησης και διαβίβασης
Χρησιμοποιήστε λογισμικό τιμολόγησης/ERP που υποστηρίζει πλήρως ηλεκτρονική διαβίβαση στην ΑΑΔΕ και εύκολη εξαγωγή αρχείων. Προτιμήστε λύσεις με αυτοματισμούς (π.χ. ανάγνωση δαπανών από PDF/εικόνες, σύνδεση με τράπεζες) και σαφή logs για το τι στάλθηκε, πότε και με ποιο αποτέλεσμα.
4. Ρυθμίστε σωστά ΦΠΑ και χαρακτηρισμούς παραστατικών
Οι λάθος συντελεστές ή χαρακτηρισμοί δημιουργούν αποκλίσεις. Ελέγξτε τους κανόνες ΦΠΑ ανά είδος/υπηρεσία, χώρα προορισμού και τύπο συναλλαγής (B2B/B2C, ενδοκοινοτικές πράξεις, εξαγωγές). Ενσωματώστε ελέγχους εγκυρότητας πριν την οριστικοποίηση.
5. Διασυνδέστε τα κρίσιμα σημεία: POS, e-shop, αποθήκη, τράπεζες
Αποφύγετε «χειροκίνητες γέφυρες». Η απευθείας σύνδεση POS, e-shop, αποθήκης και τραπεζικών κινήσεων με το λογιστικό σας σύστημα μειώνει διπλοκαταχωρήσεις και αποκλίσεις μεταξύ εισπράξεων και τιμολόγησης.
6. Εφαρμόστε εσωτερικούς ελέγχους πριν και μετά τη διαβίβαση
Καθιερώστε καθημερινούς/εβδομαδιαίους ελέγχους: παραστατικά που δεν στάλθηκαν, απορρίψεις, εκκρεμότητες, συμφωνία πωλήσεων με POS και τραπεζικές καταθέσεις. Τηρήστε «audit trail» για κάθε διόρθωση.
7. Οργανώστε τεκμηρίωση και αρχειοθέτηση
Κρατήστε ηλεκτρονικό αρχείο παραστατικών, τιμοκαταλόγων, συμβάσεων, εγκρίσεων και αποδεικτικών διαβίβασης. Η σωστή τεκμηρίωση αποδεικνύει καλή πίστη και επιταχύνει οποιονδήποτε έλεγχο.
8. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας
Ενημερώστε πωλητές, αποθηκάριους και back-office για βασικά λάθη (λάθος ΦΠΑ, λάθος σειρά, εσφαλμένες επιστροφές). Ένα σύντομο εγχειρίδιο διαδικασιών μειώνει δραστικά τις αποκλίσεις.
9. Θέστε δείκτες συμμόρφωσης (KPIs)
Παρακολουθήστε ποσοστό επιτυχούς διαβίβασης, χρόνο επίλυσης απορρίψεων, ποσοστό αντιστοίχισης εισπράξεων-τιμολόγησης, και ανοιχτές εκκρεμότητες ανά κατηγορία. Οι δείκτες σάς δείχνουν πού «πονάει» η ροή.
10. Διασφαλίστε προστασία δεδομένων και δικαιώματα πρόσβασης
Περιορίστε πρόσβαση με ρόλους (τιμολόγηση, διόρθωση, έγκριση), ενεργοποιήστε δύο παραμέτρους ελέγχου (π.χ. 2FA), κάντε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και ορίστε σαφείς πολιτικές για το ποιος μπορεί να αλλάξει τι.
11. Προβλέψτε διαδικασία για διορθώσεις και ακυρώσεις
Ορίστε πώς εκδίδονται πιστωτικά, πώς αντιμετωπίζονται λάθη σε ποσότητες/τιμές και πώς επαναδιαβιβάζονται σωστά τα δεδομένα. Η ταχεία, τεκμηριωμένη διόρθωση αποτρέπει συσσώρευση αποκλίσεων.
12. Κρατήστε «ημερολόγιο συμμόρφωσης»
Σημειώστε προθεσμίες, επαναλαμβανόμενες εργασίες (μηνιαίες/τριμηνιαίες), ενημερώσεις λογισμικού και αλλαγές στους κανόνες. Ένα απλό ημερολόγιο μειώνει τον κίνδυνο παράλειψης.
Συμπέρασμα
Η ψηφιακή φορολογική συμμόρφωση είναι συνδυασμός σωστής τεχνολογίας, σαφών διαδικασιών και συνεχούς ελέγχου. Με τυποποίηση, αυτοματισμούς και συστηματική παρακολούθηση, μπορείτε να περιορίσετε τα λάθη, να επιταχύνετε τις ροές εργασίας και να λειτουργείτε με σιγουριά, γνωρίζοντας ότι τα φορολογικά σας είναι οργανωμένα και τεκμηριωμένα.
All4Business – Ο αξιόπιστος συνεργάτης σας για κάθε λογιστική και φορολογική ανάγκη.
Ακολουθήστε μας στα Social Media:
